Swatey. Zugang anfragen

Deine digitale Assistenz

Das Nebenbei,
erledigt.

Swatey digitalisiert die kleinen manuellen Schritte, die sonst nebenher liegen bleiben: Aufgaben weitergeben, Notizen erfassen, Dateien ablegen, den Tag planen, die Fahrtzeit zum Ortstermin rechnen. Du sagst oder schreibst, was anliegt – Swatey erledigt es in den Programmen, die du schon nutzt.

Zugang anfragen Ein Tag mit Swatey

Einrichtung in 15 Minuten · Server in Deutschland · Persönlich betreut

Das sagst du einfach:

„Wann muss ich zum Termin in Bad Homburg los?“ „Fass das Kundengespräch von eben zusammen und leg es zum Projekt.“ „Leg die Fotos zur Besichtigung in der Goethestraße ab.“ „Schreib einen Entwurf an die Interessenten von gestern.“ „Der Beleg vom Wochenende gehört in die Buchhaltung.“ „Was steht morgen an?“ „Erinnere mich in einer Stunde an das Angebot.“ „Mach aus der Aufnahme ein Protokoll.“ „Herr Weber muss bis Freitag die Pläne nachziehen.“ „Frau Sommer soll das Exposé bis Freitag rausschicken.“

Kennst du das?

Der Tag vergeht –
die Ablage bleibt.

Termine, Kunden, Wege dazwischen: Die eigentliche Arbeit füllt den Tag. Die digitale Ordnung passiert nebenbei – oder eben nicht.

Zwischen den Terminen

Notizen entstehen im Auto, beim Kunden vor Ort, auf dem Weg zum nächsten Termin – und bleiben dann im Kopf, auf dem Handzettel oder irgendwo im Handy liegen.

Delegieren ohne Draht

„Kümmert sich Herr Weber darum?“ läuft über Anrufe und Chats. Ob die Aufgabe wirklich angekommen ist, erfährst du erst beim Nachfragen.

Die Ablage am Abend

Fotos auf dem Handy, Belege im Geldbeutel, handschriftliche Notizen im Block. Irgendwann muss das alles noch ins System – meistens nach Feierabend.

Die Arbeitsweise

So arbeitet Swatey

Keine neue Software lernen, keine Prozesse umbauen. Swatey arbeitet wie eine gute persönliche Assistenz – nur eben digital.

Ansprechen statt klicken

Per Sprachnachricht oder Text, auch kurz diktiert zwischendurch – vom Auto, von der Baustelle, vom Schreibtisch. Swatey stellt Rückfragen, wenn etwas unklar ist.

Merken statt wiederholen

Swatey merkt sich Personen, Projekte, Namen und Gewohnheiten dauerhaft. Was du einmal erklärt hast, musst du nie wiederholen.

Anleiten statt selbst machen

Wiederkehrende Abläufe beschreibst du einmal in normaler Sprache – etwa „Protokolle immer im Projektordner ablegen“. Swatey folgt deiner Anleitung künftig von selbst.

Bestätigen statt nachkontrollieren

Alles, was nach außen wirkt – Mails, Termine, Aufgaben – legt Swatey dir zuerst als Vorschlag vor. Ausgeführt wird erst nach deiner ausdrücklichen Freigabe.

Im Alltag

Ein Tag mit Swatey

So sieht das aus, wenn die Assistenz mitdenkt – vom morgendlichen Briefing bis zur Frage am Abend.

  1. 07:00

    Guten Morgen

    Das Briefing ist da: die Termine des Tages, das Wetter am Zielort und die Weckzeit, die zu deiner Morgenroutine passt.

    kommt als Mitteilung aufs Handy oder per E-Mail

  2. 08:15

    „Wann muss ich los?“

    Swatey rechnet die Fahrtzeit zum Kundentermin mit aktuellem Verkehr – und erinnert dich rechtzeitig zur Abfahrt.

    Erinnerung aufs Handy, auf Wunsch bis auf die Uhr

  3. 11:30

    Nach dem Termin vor Ort

    Einmal diktieren: Die Notiz und die Fotos landen im richtigen Projektordner – die Aufgabe für Herrn Weber gleich mit, bei ihm in Microsoft To Do.

    landet in OneDrive bzw. SharePoint und Microsoft To Do

  4. 14:00

    Besprechung, mitgeschrieben

    Aus der Aufnahme der Besprechung schreibt Swatey das Protokoll mit den vereinbarten Aufgaben – und legt den Entwurf der Rundmail an alle Beteiligten in Outlook bereit.

    Protokoll als Dokument, Entwurf in deinem Postfach

  5. 17:45

    Der Beleg vom Baumarkt

    Foto schicken, fertig: Swatey liest Datum, Händler und Betrag und legt den Beleg im richtigen Monatsordner der Buchhaltung ab.

    abgelegt im Buchhaltungsordner – fertig für den Steuerberater

  6. 19:30

    „Was ist morgen?“

    Ein Satz genügt: Swatey fasst den nächsten Tag zusammen – Termine, Fahrzeiten, offene Aufgaben.

    Antwort im Chat, sofort

Für wen

Gemacht für Büros wie deins

Für alle, die viel unterwegs sind und kein Sekretariat haben – aber eins verdient hätten.

Freiberufler:innen

z. B. Architektur, Gutachten, Beratung

  • Termine und Notizen unterwegs diktieren statt nachbereiten
  • Fotos und Unterlagen direkt im richtigen Projektordner
  • Protokolle aus der Aufnahme, Aufgaben ans Team

Selbstständige

z. B. Immobilien, Handwerk, Praxis

  • Notizen aus dem Auto direkt im System
  • Fahrzeiten und Abfahrtserinnerung zwischen Kundenterminen
  • Entwürfe für Kundenmails unterwegs vorbereiten

Geschäftsführer:innen kleiner Firmen

mit Team, aber ohne Sekretariat

  • Inbox, Kalender und Aufgaben an einem Ort
  • Delegieren, das beim Team wirklich ankommt
  • Belege laufend in der Buchhaltung statt im Schuhkarton

Anbindung

Arbeitet mit, was du schon hast

Swatey ersetzt nichts – Swatey verbindet. Deine Daten bleiben in deinen Systemen, die Einrichtung dauert etwa 15 Minuten.

  • Microsoft 365
  • Outlook
  • Microsoft To Do
  • Planner
  • Teams
  • OneDrive & SharePoint
  • Gmail
  • Google Kalender
  • Todoist
  • IMAP & CalDAV

Weitere Anbindungen kommen laufend dazu – sag uns beim Beta-Gespräch, was dein Büro nutzt.

Datenschutz

Deine Daten bleiben deine

Eine Assistenz, die Postfach und Kalender liest, muss man sich leisten können. Deshalb gilt bei Swatey:

Server in Deutschland

Swatey läuft auf einem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland – nichts liegt bei irgendwem mit.

Verarbeitung in der EU

Sprachmodelle laufen über AWS Bedrock mit EU-Profil, Diktate und Aufnahmen über den EU-Endpunkt von Deepgram.

Kein Training mit deinen Inhalten

Mails, Termine und Aufnahmen werden weder gespeichert noch zum Trainieren von Modellen verwendet. Zugangsdaten liegen verschlüsselt.

Auftragsverarbeitung auf Wunsch

Für dein Büro gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) – sauber dokumentiert für Kunden und Kammer.

Zur Datenschutzerklärung

Swatey startet in die Beta –
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Wir suchen Freiberufler:innen, Selbstständige und kleine Büros, die Swatey im echten Alltag testen – im Austausch gegen dein ehrliches Feedback. Du bekommst eine persönliche Einrichtung und direkten Draht zum Entwickler.

Zugang anfragen

Die Plätze sind bewusst begrenzt, damit jede Rückmeldung ankommt.